Como criar um documento
Com o sistema CRM, você pode criar documentos, como faturas, contratos ou acordos, anexá-los a contatos, tarefas ou negociações, e compartilhá-los com seus clientes e parceiros.
Neste artigo, explicaremos como adicionar e gerenciar documentos.
Como adicionar um documento
Você pode usar arquivos do CRM como modelos de documentos. Para isso, edite o arquivo e faça o upload no sistema CRM.
Edite seu arquivo
Adicione variáveis do CRM ao arquivo no seu dispositivo para mantê-lo atualizado.
Formatos de arquivos suportados: doc, docx, xls, xlsx, csv e txt.
Copie variáveis
Abra o cartão de um negócio, contato ou tarefa. Acesse a aba Documentos e clique em Criar documento > Lista de campos de Negócio/Contato/Tarefa.
Todas as variáveis são mapeadas para os campos nas configurações de negócios, contatos ou tarefas e são adicionadas automaticamente à lista.
Na janela modal, clique em uma variável para copiá-la para a área de transferência.
Você pode consultar a coluna da lista de campos de Negócio/Contato/Tarefa para entender quais valores suas variáveis incluem.
Exemplos de variáveis de negociação, contato e tarefa:
| Negócio | |
{{dealAmount}} |
Valor do negócio |
{{deal_contactFullName_1}} |
Nome e sobrenome do contato vinculado ao negócio
Se o seu negócio incluir vários contatos, essa variável mostrará um número indicando a ordem em que foram adicionados. |
| Contato | |
{{firstName}} |
Nome do contato |
{{lastName}} |
Sobrenome do contato |
| Tarefa | |
{{taskName}} |
Nome da tarefa |
{{task_Budget}} |
Orçamento da tarefa |
Insira variáveis no seu arquivo
Abra o arquivo no seu dispositivo. Adicione as variáveis copiadas às seções relevantes do texto.
Por exemplo, você pode usar a variável {{dealAmount}} na seção de preço e adicionar {{dealName}} à descrição do negócio na sua fatura.
Faça o upload do seu arquivo no sistema CRM
Na barra lateral de documentos, configure e envie seu arquivo.
| Nome | Nomeie seu documento usando até 200 caracteres. O sistema CRM criará o documento assim que você fizer o upload do arquivo. |
| Arquivo | Clique em Selecionar arquivo para abrir o gerenciador de arquivos na barra lateral, onde você pode fazer o upload do arquivo com variáveis. Selecione uma pasta e clique em Enviar arquivo.
Você também pode fazer o upload do arquivo na aba Gerenciador de Arquivos. |
| Pasta para salvar o arquivo | No gerenciador de arquivos, selecione uma pasta para salvar o arquivo. |
Clique em Criar.
Visualize sua lista de documentos
Para visualizar seus documentos, abra o cartão de um negócio, tarefa ou contato e vá até a aba Documentos. Você verá os arquivos enviados com os nomes dos documentos, status e datas de criação.
Seu arquivo pode ter os seguintes status:
| Criados | O arquivo foi criado. |
| Em andamento | O arquivo está sendo criado. |
| Não criado | O arquivo não foi criado devido a um erro.
Verifique se você adicionou variáveis e se há campos com os nomes correspondentes nas configurações de negócio, contato ou tarefa. |
Seu arquivo será salvo com o nome que você inseriu. Ele terá um código gerado pelo sistema para garantir que nenhum arquivo com nomes iguais seja sobrescrito.
Você também pode visualizar os arquivos no gerenciador de arquivos.
Gerencie um documento
Para gerenciar seu documento, clique nos três pontos na lista de documentos.
| Enviar |
Envia o documento por e-mail. Digite o endereço de e-mail do destinatário, a linha de assunto e o corpo do e-mail. Clique em Enviar ou salve o e-mail como rascunho. Aplicável apenas se sua caixa de entrada estiver conectada ao sistema CRM. |
| Visualizar | Abre o documento e seu conteúdo na janela modal. |
| Download | Faz o download do documento para o seu dispositivo. |
| Desvincular | Desvincula o documento do negócio, contato ou tarefa. Ele permanecerá no gerenciador de arquivos, mas não estará mais disponível no cartão desvinculado. |
| Excluir | Remove o documento do negócio, contato ou tarefa e do gerenciador de arquivos. |
Última Atualização: 30.01.2025
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