Какая программа ведения клиентской базы подойдет вам

Основной актив компании — это клиенты. С ними нужно вести постоянную работу и постоянно общаться, чтобы удерживать аудиторию. Но как не запутаться в базе контактов и сохранять ее в максимально оптимизированном виде? В этой статье мы рассмотрим программы ведения клиентской базы и узнаем — какими они бывают, как их выбрать и как внедрить в компанию.

Что такое программа для ведения клиентской базы

Клиентская база, или КБ — это вид базы данных, где содержатся сведения о каждом клиенте компании. В нее попадают люди, которые могли обратиться в фирму, чтобы уточнить детали сотрудничества или оформить заказ.

Данные, которые хранятся в клиентской базе

Общая информация

• ФИО или наименование предприятия.
• Контакты пользователя или организации — телефон, email, соцсети и мессенджеры.
• Реквизиты.
• Адрес.
• Дата рождения.
• Должность.
• Сайт организации.

Специальные данные

• Условия сделки.
• Способы связи с клиентом — телефонные звонки, сообщения, переписка по электронной почте, личные встречи.
• Особенности приобретения товара — как была оформлена оплата, какой способ логистики был выбран, какие именно документы для этого потребовались.
• Этапы общения с клиентом — были ли проблемы при оформлении заявки, с какими трудностями столкнулся пользователь, какие положительные и отрицательные эмоции он испытал.

Информация из КБ помогает составить портрет клиента и его карту взаимодействия с брендом.

Программа для ведения клиентской базы — это сервис, который автоматизирует учет данных КБ. Вся информация заносится в определенные ячейки, формируя таким образом профиль клиента.

Компания может использовать автоматизированные способы переноса данных — CRM-системы, или вводить информацию вручную — Excel. В первом случае вы приобретаете готовый продукт, во втором нужно создать автоматизированную систему — подготовить документ для работы с клиентской базой.

Для чего нужна программа для ведения клиентской базы

• Хранить информацию.
• Анализировать перспективы развития — оценка рынка и лояльности клиентов.
• Вести учет сделок.
• Прогнозировать поведение клиентов — зная их действия, боли и желания, можно найти составить план дальнейшей работы — повторные продажи.
• Создавать индивидуальные предложения.
• Анализировать другие сегменты рынка для расширения организации. Клиенты часто интересуются сопутствующими товарами — например, можно ли купить к матрасу основание кровати.

Какие бывают программы для ведения клиентской базы

Существует три варианта ПО для ведения КБ. Рассмотрим каждый из них подробнее.

Excel или Google Sheets

Самый простой способ для работы с КБ. Если у вас малый или средний бизнес, вам не нужна система для ведения большой базы клиентов — достаточно использовать таблицу.

В Excel и Google Sheets можно настроить макросы, которые помогут анализировать данные: структурировать информацию, автоматически присваивать номер клиенту, добавлять его данные в сделку и многое другое.

В одном документе вы можете хранить карточки клиентов, общий список сделок, сведения об этапах общения с покупателями и многое другое.

Минусы данного способа ведения КБ:

• Информация может быть утеряна.
• Таблицу могут скопировать посторонние лица.
• Нет возможности провести полноценный аудит, так как в таблицах отражена не вся информация. Например, что клиент делал после покупки — был ли возврат или повторная продажа.

Microsoft Access

Программное обеспечение, которое позволяет хранить данные под надежной защитой и вести облачную веб-базу. Принцип действий похож на работу с Excel.

Работу с этой базой клиентов можно организовать двумя способами. В первом случае вы подключаете к БК всех сотрудников, которые занимаются ее сопровождением. Во втором — добавляете базу на SQL-сервер. Какой бы вариант вы ни выбрали, помните — версии ПО должны быть одинаковыми у всех менеджеров, иначе кто-то их них просто не сможет подключиться к базе.

Минус этой системы в том, что в случае сбоя в локальной сети последние данные могут не сохраниться — и часть информации будет утрачена.

CRM

Это автоматизированный онлайн-сервис для ведения клиентской базы.

Особенности:

• Есть возможность хранить любой объем данных — от небольшого интернет-магазина до крупного предприятия.
• Отслеживание эффективности работы менеджеров.
• Статистика проведения рекламных акций.
• Можно увидеть, какие действия были сделаны менеджером и клиентом.
• Автоматизация позволяет удержать потребителей — рассылки, уведомления, SMS, звонки и тому подобное.
• Можно наблюдать за воронкой продаж и этапы, на которых клиент задерживается и испытывает трудности.
• Благодаря данным, полученным из CRM, маркетинговый отдел может разработать стратегию развития компании.

Рекомендуем к прочтению! Изучите варианты лучших бесплатных CRM-систем для малого бизнеса.

В SendPulse есть бесплатная CRM система, которую можно бесшовно связать с рассылками по email, чат-ботами в мессенджерах и SMS рассылками.

Плюсы:

• Большой набор инструментов и интеграций для работы с клиентами.
• Все данные находятся в единой системе под надежной защитой.
• Есть возможность оптимизировать работу сотрудников.
• Отслеживание статистики продаж.

Минусы:

• Не весь функционал CRM доступен в бесплатных версиях. Лицензии в различных CRM бывают достаточно дорогие — будьте к этому готовы.
• Сложность обучения — не все сотрудники легко и быстро обучаемы. Необходимо подготовить их к переводу на новую систему и проследить за тем, как они справляются с ПО.

Бесплатная CRM для маркетинга и продаж

Принимайте заказы, контролируйте ход сделок с покупателями, собирайте базу контактов и запускайте маркетинговые кампании с помощью одного инструмента.

Как выбрать программы для ведения клиентской базы

Чтобы выбрать программу для ведения КБ, сформулируйте цель — для чего вы будете ее использовать?

• Если вам нужно внести контактные данные клиента — подойдет таблица.
• Если же речь идет о более сложной системе, которая позволяет отслеживать действия нескольких отделов и видеть, как они взаимодействуют с клиентами — подключайте CRM.

Далее разберите варианты данных, которые вы будете заносить в систему — количество полей и профилей. Если ваш список превышает 100 контактов — лучше подключить CRM, так как в таблице вы легко можете запутаться в похожих фамилиях или названиях организаций.

И, наконец, посмотрите на функционал CRM — одни подходят для ведения розничных продаж, другие — для оптовых клиентов, третьи специализируются на телефонных продажах, у четвертых нет встроенных интеграций и так далее. Проанализируйте, какой именно функционал вам нужен. А чтобы было проще, у каждой CRM есть тестовый период, благодаря которому вы сможете детально ознакомиться с ее возможностями.

Почему CRM — лучший выбор для ведения клиентской базы

Преимущества CRM-системы:

• Сбор сведений о потребительской активности человека. Менеджер сможет сделать своевременное предложение клиенту, проработать возражения, напомнить о компании, проинформировать о новых возможностях, простимулировать повторное обращение.
• Вся информация о действиях с клиентом сохраняется в базе, а значит — любой сотрудник сможет быстро ознакомиться с данными. Это поможет восстановить историю взаимоотношений, не прибегая к повторным обзвонам.
• Позволяет выстраивать эффективное общение с потребителем — сегодня отправить email с коммерческим предложением, через день напомнить о себе, далее позвонить клиенту, а через неделю — включить контакт в рассылку.
• Встроенные системы аналитики — отчеты по клиентам, продажам, анализу воронки продаж, маркетинговым активностям, отказам и возвратам, сотрудникам и их эффективности.
• Интеграция с различными сервисами — IP-телефония, email рассылки, связь с помощью чат-ботов, подготовка документов и товарных накладных, оформление счетов и работа с проводками, передача данных на платформы, которые занимаются бухгалтерией, торговлей и учетом ассортимента.
• Автоматизированный процесс позволяет прямо из CRM делать обзвон клиентов.
• Есть возможность разбить базу на группы: горячие, холодные и теплые контакты, а также присвоить теги: новый клиент, повторная продажа и тому подобное.

Как внедрить программу-сервис для ведения клиентской базы

В этом разделе разберем этапы подготовки CRM к эффективной работе.

Определение целей и задач

Когда вы определитесь с целью, для которой вы устанавливаете программу для ведения КБ, разберете задачи и подберете функционал — переходите к внедрению CRM.

Примеры целей:

• Увеличение объема продаж.
• Выход на новый рынок.
• Устранение рутинной работы.
• Анализ воронки продаж.
• Контроль работы менеджеров.
• Четкое ведение клиента от первого знакомства с брендом до того момента, когда человек станет его амбассадором.

Учтите, CRM-системы — это не универсальное лекарство от всех проблем. Не стоит ждать, что желаемый результат придет моментально и по щелчку. Требуется качественный аудит, подготовка сотрудников и четкое следование регламенту по работе с ПО.

Аудит бизнес-процессов

Важно провести аудит всех бизнес-процессов в организации, выбрать отделы, которые будут работать с CRM. А также понять все этапы, которые проходит клиент и его первое обращение в компанию.

Ниже показан пример аудита, который составлен в XMind. Компания занимается производством матрасов. На схеме обозначены отделы, которые должны использовать CRM-систему, и задачи, поставленные перед ними. Также здесь показано движение заявки и обращение клиента в случае отказа или возврата товара.

Чтобы составить подобную карту или записать данные в таблицу, нужно провести опрос сотрудников профильных отделов, получить данные о клиентах и сделках, а также изучить годовые отчеты. Эта работа может занять несколько месяцев. Все зависит от того, насколько сложная система процессов внутри компании.

Примеры вопросов, которые необходимо задать руководителю и отделам:

• Откуда приходят клиенты?
• Как предпочитают общаться?
• Есть ли база постоянных клиентов?
• Как работают менеджеры по продажам — какие вопросы задают, записываются ли их разговоры с покупателями?
• Какие процессы включаются после получения заявки?
• Как оценивается работа сотрудников?
• Какие метрики будут отслеживаться в CRM?
• За что отвечает каждый сотрудник — перечень полномочий?
• Какие отчеты нужны каждому отделу?
• Какие интеграции нужно подключить?
• Как CRM-система должна упростить деятельность каждого сотрудника?

После этого нужно построить воронку продаж, проанализировать проблемные участки, на которых отсеивается большинство людей, и инструменты, с помощью которых были привлечены лиды.

Также исследуются все способы коммуникации с клиентами и между сотрудниками. Здесь нужно выбрать инструменты, которыми вы будете пользоваться на первых порах. Так вы настроите интеграции, а в дальнейшем уже проанализируете эффективность каждого — добавите новые или уберете лишние.

Настройка ПО

Следующий трудозатратный процесс — это настройка CRM. Здесь вам понадобится помощь программиста — это может быть как представитель компании, у которой вы покупаете программу, так и ваш сотрудник.

Программист:

• Настраивает аккаунты для каждого сотрудника — вводит email, указывает пароль и устанавливает права доступа.
• Разрабатывает отчеты и добавляет метрики, которые будут в них отображаться.
• Настраивает этапы бизнес-процессов согласно аудиту.
• Добавляет интеграции.
• Загружает базу клиентов — каждому профилю присваиваются соответствующие ячейки и разделы.
• Закрепляет за клиентами менеджеров.
• Прописывает скрипты.
• Создает регламент для каждого отдела.
• Привязывает KPI для сотрудников.

Интеграции

В некоторых CRM-системах есть готовые виджеты, в которых достаточно дать разрешение на передачу данных, но чаще встречаются моменты, когда программисту необходимо связать несколько сервисов между собой.

Какие интеграции нужны в CRM-системах:

• Связь с телефонией. Как только поступает звонок — CRM-система начинает запись разговора между менеджером и клиентом и фиксирует время и дату телефонного разговора. Номер клиента также записывается в базе данных. Если клиенту не ответили на звонок — IP-телефония может записать обращение, а заранее подготовленный робот оповестит человека о том, что менеджер ответит в рабочее время.
• Подключение к сайту. Если клиент создает карточку на сайте, вся информация из нее автоматически переносится в CRM-систему, которая ищет дубликаты и создает новый профиль, если их не выявлено.
• Интеграция с электронной почтой. Эта функция позволяет отправлять рассылки, быстро отвечать клиентам и автоматизировать процесс передачи писем на определенных этапах воронки продаж, когда не требуется вмешательство человека.
• Интеграция с системами работы бухучета и товарооборота. Когда пользователь создает заявку, система перенаправляет запрос и выставляет счет на оплату или товарную накладную, которая отражается в CRM-системе. Менеджеру достаточно отправить клиенту документ или распечатать его, при этом не заполняя акт вручную.
• Интеграция с соцсетями и мессенджерами. Все переписки и запросы из социальных сетей и мессенджеров можно вести в карточке клиента, не переключаясь на другие ресурсы. Вся информация сохраняется в базе. Менеджер может самостоятельно вести беседу или доверить ее чат-боту.

Обучение сотрудников

Специалист компании, в которой вы покупаете ПО, обязан предоставить инструкцию или провести обучение для ваших сотрудников.

На этом этапе важно отследить все действия коллектива, оценить их успехи и услышать каждый комментарий — что осталось непонятным и с чем возникают сложности.

Составьте индивидуальные инструкции и план работы на день. Коллектив будет в течение трех месяцев привыкать в новой системе, поэтому приготовьтесь к новым сложностям — новые вопросы у сотрудников могут возникать по несколько раз в день. Инструкции же помогут быстрее вникнуть в систему и понять весь порядок действий.

Также показывайте отделам и их руководителям, что с новой системой процесс идет быстрее, рутины становится меньше, благодаря чему сотрудники могут плодотворнее заниматься своей первостепенной задачей. Ни в коем случае нельзя обвинять людей в невнимательности или ошибках — они так или иначе поначалу будут случаться, это неизбежно и нормально.

Как работать с CRM от SendPulse

А сейчас рассмотрим CRM от SendPulse и то, как с ней легко работать даже новичку.

В CRM вы можете хранить контакты, отслеживать сделки, анализировать воронку продаж, а также автоматизировать процесс сбора данных с помощью чат-ботов и рассылок.

Ниже показан скриншот рабочего стола CRM. Слева расположено меню, где вы можете добавить сделку или новый контакт. В середине основная часть, в данном случае — раздел с воронкой продаж и сделками.

Окно, которое открывается при нажатии «Добавить» — «Сделка» или «Контакт» либо создать новую воронку.

А здесь записан скринкаст, в котором вы можете увидеть возможности и варианты настройки системы:

Переходим к разделу «Контакты». В нем можно заполнить карточки клиентов, указав их данные — ФИО, контактную информацию, комментарии, должность, дату рождения и должность человека, а также добавить свои поля.

В системе есть настройки фильтрации: по дате, ФИО, источнику, email, номеру телефона и тегам.

Работа с карточкой клиента в CRM:

А теперь рассмотрим вариант работы с готовыми клиентами и сделками:

Создание сделок в CRM от SendPulse можно автоматизировать с помощью чат-ботов или авторассылок. В настройках чат-бота вам достаточно выбрать действие «Создать сделку», указать название, воронку и статус.

Чтобы вам было удобнее работать с формами, создайте отдельный триггер для заявок — а остальные вопросы и действия чат-бота добавьте в другие цепочки.

Заключение

В этой статье мы рассмотрели клиентскую базу и типы программ для работы с ней.

Несколько лайфхаков с КБ:

• Разнообразьте свое общение с клиентом. Не нужно постоянно отправлять ему рекламные рассылки — информируйте, рассказывайте истории, задавайте вопросы и напоминайте о себе.
• Лучше всего сделать рассылку еженедельной, чтобы не надоедать клиенту.
• Присылайте клиентам квизы и опросники — собирайте данные об их интересах, желаниях и потребностях.
• Покажите клиенту, что он важен для компании. Поздравляйте с праздниками и присылайте индивидуальные предложения.
• Просите оставлять отзывы и предложения по улучшению работы.
• Используйте CRM на максимум — не забывайте, что это база, которая создана для того, чтобы избавить вас от рутины.

Регистрируйтесь в сервисе SendPulse и подключайте CRM, отправляйте email рассылки, Viber, SMS, WhatsApp рассылки, push уведомления, а также подключайте чат-боты в мессенджерах Facebook Messenger, ВКонтакте, WhatsApp и Telegram!